Trong môi trường văn phòng, hiểu được sự khác biệt giữa nhiệm vụ văn phòng và hành chính là vô cùng quan trọng, đặc biệt nếu ai đó thuộc một trong hai loại này. Mặc dù hai vai trò có thể khá giống nhau, nhưng một số khác biệt về tính chất công việc khiến chúng khác nhau theo cách riêng.
Văn phòng là gì?
Nhân viên văn thư hay nhân viên văn phòng, nhân viên bàn giấy được giao các nhiệm vụ chung của văn phòng, là người thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến bán hàng, trong môi trường bán lẻ. Công việc văn thư chủ yếu liên quan đến việc nộp hồ sơ, lưu giữ hồ sơ, quầy dịch vụ nhân sự và các nhiệm vụ khác. Mặc dù nghề văn phòng không yêu cầu bằng đại học, nhưng đào tạo nghề và giáo dục đại học là cần thiết cho lĩnh vực này. Người sử dụng lao động có thể đào tạo văn phòng nhưng việc làm quen với một số thiết bị và phần mềm văn phòng thường được yêu cầu đối với vai trò công việc văn phòng. Vì vai trò công việc văn phòng yêu cầu các cá nhân thực hiện các nhiệm vụ thường lệ có ít quyền tự chủ, là các nhà xã hội học. Hầu hết các vị trí văn phòng đều do phụ nữ đảm nhiệm ngay cả ngày nay trong khi theo truyền thống trước đây, các vị trí văn phòng cũng chỉ do phụ nữ đảm nhiệm. Một số chức năng và chức danh thuộc về nghề văn phòng là Nhân viên Nhập liệu, Nhân viên Lễ tân Khách sạn, Nhân viên Bán hàng, Nhân viên Quầy Dịch vụ, Nhân viên Cửa hàng thức ăn nhanh, Nhân viên Phòng khám, Nhân viên Thu ngân, Nhân viên Chứng từ, v.v.
Hành chính là gì?
Các dịch vụ hành chính liên quan đến việc quản lý hoặc thực hiện các hoạt động kinh doanh, ra quyết định, cũng như xử lý con người và các nguồn lực khác để hướng các hoạt động hướng tới các mục tiêu chung. Những người tham gia vào các dịch vụ hành chính phải có trình độ học vấn chính quy cao hơn bằng tốt nghiệp trung học vì họ phải xử lý các nhiệm vụ khó khăn đòi hỏi có kiến thức chuyên môn nhất định. Một số vai trò hành chính yêu cầu bằng cử nhân trong khi những vai trò khác có thể yêu cầu bằng hành chính hai năm hoặc chứng chỉ một năm. Mức lương trung bình của nhân viên hành chính phụ thuộc vào trình độ giáo dục và đào tạo của họ.
Sự khác biệt giữa Hành chính và Văn phòng là gì?
• Các cá nhân giữ chức vụ văn phòng trong một tổ chức không bắt buộc phải có bằng cấp chính quy. Các cá nhân tham gia vào các nhiệm vụ hành chính phải có trình độ học vấn cao hơn như bằng cử nhân hoặc bằng hành chính hai năm.
• Nhân viên văn phòng được giao những công việc cơ bản như trả lời điện thoại, lưu trữ hồ sơ, v.v. trong khi nhân viên hành chính được giao những nhiệm vụ đòi hỏi khắt khe hơn.
• Công việc văn phòng được coi là công việc thăng tiến một bậc trong khi công việc hành chính được thăng tiến hai bậc.
• Các nhiệm vụ của vai trò văn phòng có thể bao gồm các nhiệm vụ như nộp hồ sơ, sắp xếp, nhập thông tin cơ bản vào hệ thống máy tính, v.v. Nhân viên văn phòng không cần bất kỳ chuyên môn đặc biệt nào và cũng không bị người khác giám sát.
• Công việc hành chính đòi hỏi kiến thức chuyên môn trong nhiều lĩnh vực. Chuyên môn trong việc thu thập, phân tích, giải thích và báo cáo dữ liệu là rất quan trọng đối với vai trò hành chính, ngoài khả năng làm việc không cần giám sát, sử dụng khả năng phán đoán tốt và khả năng lập kế hoạch trước.
Do đó, chúng ta có thể kết luận rằng trong khi những người đảm nhận công việc văn phòng là những người được công nhận là nhân viên mới vào nghề, còn các công việc hành chính được thực hiện bởi các trợ lý hành chính hoặc thư ký được đào tạo.
Thư Ký Trợ Lý & Hành Chính Văn phòng