Điều Phối Viên Sự Kiện
Mô tả công việc Điều Phối Viên Sự Kiện
Điều phối viên sự kiện, còn được gọi là chuyên gia tổ chức sự kiện hoặc nhà lên kế hoạch sự kiện, chịu trách nhiệm về mọi khía cạnh của kế hoạch tổ chức sự kiện. Nhiệm vụ chính của họ bao gồm lựa chọn địa điểm, xác định chi phí, sắp xếp các dịch vụ sự kiện và theo dõi sự hài lòng của khách hàng. Họ có thể làm việc cho một công ty tổ chức sự kiện hoặc như một nhà thầu. Các chức danh công việc khác có liên quan là nhân viên tổ chức sự kiện và chuyên gia tổ chức sự kiện.
Là người điều phối sự kiện, bạn nên làm việc có hệ thống và có kiến thức vững chắc về quản lý chất lượng nhà cung cấp. Giao tiếp xuất sắc và chú ý đến các kỹ năng chi tiết là rất quan trọng trong vai trò này, vì thành công của sự kiện phụ thuộc vào việc đáp ứng các yêu cầu riêng của khách hàng.
Nhiệm vụ chính của Điều Phối Viên Sự Kiện
Một số kỹ năng cần thiết:
- Làm việc có hệ thống với khả năng đa nhiệm tốt
- Kỹ năng quản lý tốt chất lượng nhà cung cấp.
- Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng xã hội tốt.
- Các thao tác tính toán và xử lý dữ liệu
- Kiến thức về thực hành tuyển dụng cơ bản
- Khả năng giao tiếp và đàm phán xuất sắc
- Có khả năng xử lý căng thẳng và giữ bình tĩnh
- Khả năng giải quyết vấn đề
Nhiệm vụ và Trách nhiệm:
- Hiểu biết các yêu cầu cho từng sự kiện
- Xác định các yêu cầu và mong đợi của khách hàng đối với mỗi sự kiện.
- Liên lạc với các nhà cung cấp, nhà trưng bày và các bên liên quan trong quá trình lập kế hoạch sự kiện để đảm bảo mọi thứ đều theo đúng yêu cầu
- Khi lập kế hoạch sự kiện chú ý đến các hạn chế về tài chính và thời gian
- Đặt địa điểm và lên lịch cho diễn giả
- Quản lý tất cả các quy trình thực hiện, chia nhỏ và theo dõi tiến trình.
- Duy trì ngân sách sự kiện.
- Nghiên cứu các nhà cung cấp (phục vụ ăn uống, trang trí, âm thanh, v.v.) và chọn nơi tốt nhất về chất lượng và cả chi phí
- Thương lượng với các nhà cung cấp để đạt được các điều khoản có lợi nhất
- Thuê nhân sự
- Tiến hành kiểm tra lần cuối vào ngày diễn ra sự kiện để đảm bảo mọi thứ đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
- Đánh giá tổng quan thành công của một sự kiện và gửi kết quả.