Vai trò của thư ký
Vai trò của thư ký phụ thuộc vào phong cách và quy mô của tổ chức . Một số ủy ban quản lý có nhiều hơn một người chịu trách nhiệm chính thức về các nhiệm vụ thư ký như thư ký biên bản , thư ký thư từ và thư ký thành viên.
Mỗi ban quản lý sẽ có cách làm việc riêng và cách chia sẻ công việc có thể phụ thuộc vào kỹ năng, sở thích hoặc lượng thời gian mà một người có thể cống hiến.
Nhiệm vụ chính của thư ký
Trách nhiệm của thư ký của một ủy ban quản lý được tóm tắt trong năm nhiệm vụ chung.
- Giữ danh sách cập nhật tên, địa chỉ (bưu chính và e-mail) và số điện thoại (điện thoại cố định và di động nếu có thể) của ủy ban và các thành viên bình thường của tổ chức ;
- Để lưu giữ cẩn thận các hồ sơ có trật tự về công việc của tổ chức . Điều này sẽ liên quan đến:
- Viết biên bản (trừ trường hợp có thư ký biên bản );
- Lưu trữ tất cả các thư từ ủy ban nhận được và các bản sao của các câu trả lời đã gửi, theo thứ tự ngày của chúng;
- Nộp các báo cáo đã nhận và thực hiện;
- Lưu giữ hồ sơ về bất kỳ ấn phẩm nào của tổ chức , tức là tờ rơi và bản tin;
- Báo cáo các hoạt động của tổ chức và chương trình tương lai cho báo chí – trừ khi có một nhân viên thông tin hoặc công khai;
- Lập danh sách các địa chỉ hữu ích cho tổ chức và lưu giữ hồ sơ về tên của các quan chức hoặc quan chức thích hợp của các tổ chức tự nguyện ;
- Giữ nhật ký về các hoạt động trong tương lai của tổ chức và hồ sơ về các hoạt động trước đó;
- Chuẩn bị báo cáo hoạt động của tổ chức trong năm cho đại hội thường niên.
Đặc điểm của một thư ký giỏi
Vai trò thư ký của một ủy ban quản lý có thể là chìa khóa cho hoạt động hiệu quả của ủy ban, đặc biệt là trong các tổ chức có ít hoặc không có nhân viên được trả lương. Đây là một số phẩm chất, kỹ năng và kiến thức cần được thể hiện bởi những người thực hiện vai trò này.
Một thư ký ủy ban tốt sẽ:
- Có phương pháp với mắt nhìn tốt để biết chi tiết;
- Được tổ chức tốt một cách có trật tự;
- Mang lại tính khách quan cho quá trình tố tụng;
- Xử lý thư từ nhanh chóng;
- Có thể ghi chép chính xác các cuộc họp;
- Đảm bảo các thành viên nhận được tất cả các tài liệu cần thiết;
- Mang tài liệu cần thiết đến cuộc họp;
- Làm việc tốt với chủ tịch;
- Đảm bảo số đại biểu được đáp ứng cho các cuộc họp;
- Có kiến thức hoặc kinh nghiệm về các thủ tục của ủy ban.
Một số điều nên làm và không nên làm đối với một thư ký giỏi
Một thư ký tốt sẽ
- Có tổ chức ;
- Giữ bản sao của tất cả thư từ;
- Kiểm tra số đại biểu được đáp ứng cho các cuộc họp
- Tôn trọng tính bảo mật;
- Phối hợp chặt chẽ với chủ tịch;
- Giúp người khác dễ dàng tiếp quản bằng cách lưu giữ hồ sơ rõ ràng;
- Chuẩn bị trước cho các cuộc họp ;
- Tóm tắt các cuộc thảo luận một cách hiệu quả;
- cho mọi người ;
- Đảm bảo biên bản chính xác của các cuộc họp được lưu giữ.
Một thư ký giỏi sẽ không
- Bỏ qua thư từ;
- Đi họp muộn;
- Vứt bỏ giấy tờ quan trọng;
- Viết ra những chi tiết nhỏ của tất cả các cuộc thảo luận tại mỗi cuộc họp;
- Dựa vào trí nhớ của bản thân;
- Lặp lại các cuộc trò chuyện riêng tư;
Tổ chức các cuộc họp vào phút cuối.