Thư Ký Văn Phòng
Mô tả công việc
Thực hiện nhiều công việc chung của văn phòng: nộp hồ sơ, photocopy, gửi thư đi, hoàn thành các giao dịch ngân hàng, sắp xếp và phân phối thư đến, ký nhận và gửi fax, lưu giữ hồ sơ giấy và điện tử chính xác, đồng thời ghi các tin nhắn, cuộc gọi một cách chi tiết. Trong một số văn phòng, các nhân viên văn phòng đọc chính tả tại các cuộc họp và ghi chép lại các ghi chú, cũng như theo dõi các nguồn cung cấp văn phòng và bổ sung chúng khi cần thiết. Trong một số môi trường văn phòng, nhân viên văn phòng có thể đảm nhận các nhiệm vụ nâng cao hơn, chẳng hạn như lưu giữ hồ sơ tính lương, kiểm tra lương hoặc kiểm kê.
Vai trò và trách nhiệm
- Nhận và sàng lọc các cuộc gọi đến hoặc thu thập thông tin khác cần đến đúng người (có thể nhạy cảm về thời gian).
- Gửi tin nhắn và thực hiện các công việc lặt vặt.
- Thu, đếm và giải ngân tiền, ghi sổ kế toán cơ bản và hoàn thành các giao dịch ngân hang.
- Hoàn thành và gửi hóa đơn, hợp đồng, chính sách, hóa đơn, hoặc séc qua đường bưu điện.
- Làm việc chặt chẽ với những người trong văn phòng và cả với người giám sát / quản lý.
- Chuẩn bị các chương trình họp, tham dự các cuộc họp, ghi và chép lại các biên bản.
- Làm việc với máy tính để tạo tài liệu, bảng tính, nhập dữ liệu và giao tiếp qua email.
- Duy trì và cập nhật các hệ thống nộp đơn, kiểm kê, gửi thư và cơ sở dữ liệu, bằng tay hoặc bằng máy tính.
- Nói chuyện với những người bên ngoài công ty, bao gồm cả những khách hàng tiềm năng và chào đón những vị khách đến thăm.
- Xác nhận các cuộc hẹn và hướng khách hàng hoặc nhà cung cấp đến người hoặc văn phòng thích hợp.
- Đảm bảo rằng công việc đã hoàn thành không có sai sót khi thực hiện xử lý dữ liệu hoặc viết thư hoặc các tài liệu khác..
- Kiểm kê và đặt hàng nguyên liệu, vật tư và dịch vụ.
- Mở, sắp xếp và định tuyến thư đến, trả lời thư từ và chuẩn bị thư đi.
- Sắp xếp việc đi lại cho nhân viên văn phòng.
Kỹ năng: Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân, làm việc theo nhóm, tính linh hoạt, tính đáng tin cậy, khả năng thích ứng và sáng tạo.
Trình độ chuyên môn: Quản trị văn thư, Quản trị kinh doanh hoặc lĩnh vực tương tự.