Trợ Lý Hành Chính
Mô tả công việc
Tổ chức, quản lý và duy trì hoạt động tại văn phòng, chịu trách nhiệm chính về các công việc văn thư và tổ chức như sắp xếp hồ sơ, lên lịch các cuộc hẹn, hỗ trợ các nhân viên viên khác và soạn thảo thư từ hoặc tin nhắn.
Vai trò và trách nhiệm
- Chuẩn bị các báo cáo thường xuyên.
- Có thể thực hiện các nhiệm vụ lễ tân.
- Ghi nhận vấn đề thiết bị cho nhân viên.
- Phân loại, mở và gửi thư.
- Nhận thư và tin nhắn điện thoại.
- Ghi chép, chuẩn bị, sắp xếp, phân loại và lưu trữ thông tin.
- Có thể cung cấp cho khách hàng thông tin về dịch vụ.
- Sao chép thông tin vào máy tính, và sao chép hiệu đính và sửa chữa.
- Photocopy và fax tài liệu.
Kỹ năng cần thiết
- Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân: tương tác với khách hàng hoặc nhân viên một cách hiệu quả và lịch sự để tạo ra một môi trường làm việc tích cực và trải nghiệm khách hàng tốt.
- Kỹ năng tổ chức: Sắp xếp các tập tin, thư mục và lịch trình theo thứ tự phù hợp để một văn phòng có thể hoạt động hiệu quả.
- Kỹ năng viết: ác bản ghi nhớ và email công việc khi giao tiếp với quản lý, nhân viên và khách hàng. Vì vậy, ngữ pháp chuẩn, đảm bảo tính chính xác và duy trì thái độ chuyên nghiệp.
- Trình độ chuyên môn: Trợ lý hành chính Bằng cấp / Bằng quản trị kinh doanh / Bằng cấp quản lý.