Trợ Lý Riêng
Mô tả công việc
Làm việc cho các nhà quản lý và giám đốc điều hành (hoặc đôi khi cho các cá nhân và gia đình giàu có hoặc nổi tiếng), đảm nhận nhiều nhiệm vụ hành chính khác nhau. Một trợ lý cá nhân (PA) thường thực hiện công việc hành chính thay mặt cho một cá nhân, không giống như một quản trị viên có xu hướng chăm sóc một nhóm. Cá nhân này thường là nhà quản lý hoặc điều hành trong một tổ chức thương mại, phi lợi nhuận hoặc khu vực công. Linh hoạt thời gian của một giám đốc điều hành khỏi các nhiệm vụ hành chính để họ có thể dành thời gian tối đa cho các nhiệm vụ chiến lược.
Hỗ trợ văn phòng cho các nhà quản lý và giám sát. Quản lý tất cả thông tin đến và đi, bao gồm chỉ đạo hoặc trả lời các cuộc gọi điện thoại, thư từ và e-mail. Lên lịch các cuộc họp kinh doanh, đặt lịch hẹn và nộp các tài liệu quan trọng. Sắp xếp công việc cá nhân của quản trị viên và đảm bảo rằng các cam kết không mâu thuẫn với nghĩa vụ kinh doanh.
Vai trò và trách nhiệm
- Tổ chức các cuộc họp.
- Lập biên bản trong các cuộc họp và lập báo cáo sau đó.
- Lưu trữ hồ sơ.
- Quản lý nhật ký.
- Đảm bảo mọi luật lệ về sức khỏe và an toàn được tuân thủ.
- Trả lời và xử lý các cuộc gọi điện thoại và email.
- Sắp xếp việc đi lại.
- Chăm sóc khách đến nơi làm việc.
- Xử lý tài khoản.
- Đại diện cho người quản lý hoặc người sử dụng lao động của họ tại các sự kiện.
Kỹ năng: Kỹ năng tổ chức; Kỹ năng giao tiếp; Kỹ năng viết tốt; Kỹ năng quản lý thời gian; Đáng tin cậy, có sự thận trọng và trách nhiệm; Cam kết, động lực và sự nhiệt tình; Sự hiểu biết về các phong cách làm việc khác nhau; Kỹ năng lắng nghe tích cực; Làm việc năng suất và có sáng kiến; Sự mát mẻ và bình tĩnh khi chịu áp lực; Làm việc nhóm; Độ chính xác và chú ý đến từng chi tiết; Tính linh hoạt và khả năng thích ứng.
Trình độ chuyên môn: trợ lý hành chính, kinh doanh, tài chính, hoặc lĩnh vực liên quan khác.